GDPR
TIETOSUOJASELOSTE Humppilan 4H-yhdistyksen toimintaan kerättäviin tietoihin
Viite: Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 25.5.2018
Rekisterinpitäjä: Nimi: Humppilan 4H-yhdistys ry
Osoite: Kisakuja 2, 31640 Humppila
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Nimi: Toiminnanjohtaja, Marja Tuki Humppilan 4H-yhdistys ry
Osoite: Kisakuja 2, 31640 Humppila Sähköposti: humppila@4h.fi Puhelin: 045 1243850
Rekisterin nimi : 1) Ilmoittautumiset kerhoille, leireille ja kursseille 2) Työhakemukset 3) Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot ja ilmoittautumiset - sähköiset henkilökilörekisterit; jäsenrekisteri ja kirjanpito - manuaaliset; paperiarkistot, henkilölistat - ”piilorekisterit”; sähköpostit, excel-taulukot.
Tietoja ei kerätä järjestön nettisivulla www.humppila4h.info
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus: 1) Kerhojen, leirien ja kurssien ko. toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito 2) Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys 3) Muiden yhteydenottojen vastaanotto ja niihin liittyvät toimenpiteet. Esimerkiksi työpalvelun työtilausten vastaanotto ja työnvälitys.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja: 1) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, vanhemman tiedot, sähköpostiosoite, ohjauksen ja osallistujan kannalta oleelliset tiedot (esim. allergiat) 2) Nimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävän kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien esiin nostamat asiat ja liitteet 3) Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus)osoitetiedot laskuja varten.
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet: Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 2 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten.Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse.Yhteydenottoon liittyvän toiminnan mukaisesti yhteydenpitotarpeen päätyttyä. Ko. rekisterit putsataan ja ajantasaistetaan noin kerran vuodessa.
Säännönmukaiset tietolähteet: jäsenrekisteri ja oppilasluettelo paperinen ilmoittautumislomake tai sähköpostina tiedot toiminnanjohtajalle.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja käytetään vain Humppilan4H -yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät ko. toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt, esim. kurssin ohjaaja, kerhonohjaaja, työhaastattelijat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori sekä heidän esimiehensä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle: Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet: Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan. Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen. Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.